Seminare planen A-Z (Checkliste)

Organisation von Seminaren, perfekt und schnell

Anhand einer Checkliste ist ein Seminar straff zu organisieren. Die Zeitersparnis ist enorm. Unvorhersehbare Hindernisse können Ihren Zeitplan nicht ins Wanken bringen.

Lehrer, Firmeninhaber und Vertreter aus beratenden Berufen, die Erfahrung mit Seminaren haben, sind überfordert mit der gesamten Planung. Umfang und Zeitaufwand werden unterschätzt. Personen, deren Beruf das Organisieren von Events ist, scheitern durch Fehler beim Arbeitsablauf. Wer einfache Grundregeln beachtet, dessen Endergebnis wird perfekt sein. Anhand folgender Checkliste sind Sie imstande, ein gelungenes Seminar vorzubereiten.

Seminar Organisation – Ihre Checkliste

Termin, Ort und Zielgruppe

Treffen Sie sich zu einer Vorbesprechung mit dem Seminarleiter. Fragen Sie nach dem Thema, dem Inhalt des Seminars und nach der Personengruppe, die daran teilnehmen wird. Termin und Veranstaltungsort werden bestimmt. Es ist zwingend erforderlich, dass alle Teilnehmer rechtzeitig informiert werden. Am besten einige Wochen vor dem Termin. Formulieren Sie aussagekräftige Einladungen und verschicken Sie sie an die Seminarteilnehmer.

Anzahl der Teilnehmer

Setzen Sie den Teilnehmern in der Einladung einen Termin für die Rückantwort. Umso präziser wissen Sie, welche Anzahl von Personen am Ende kommen wird. Sicher gibt es Absagen aufgrund unterschiedlicher, triftiger Gründe. Das muss in der Planung seinen Anteil an Berücksichtigung finden. Der prozentuale Anteil wird gering bleiben.

Veranstaltungsort

Ein geeigneter Seminarraum muss gesucht werden. Die Anzahl der Teilnehmer bestimmt die Raumgröße. Genügend Sitzplätze und Tische sollten vorhanden sein. Der Leiter des Seminars hat Ihnen eine Liste für die gewünschte Veranstaltungstechnik mitgegeben. Ihre Aufgabe besteht darin, das erforderliche Equipment beim Vermieter des Raumes zu bestellen. Fehlende Geräte können Sie anderswo anmieten und zum Veranstaltungsort liefern lassen. Am meisten werden Beamer, Leinwände und Flip Charts benötigt. Die Nutzung eines Beamers ist besser möglich, wenn die Fenster verdunkelt werden können. Der Zugriff zum WLAN kann gewünscht sein.
Kann kein adäquater Veranstaltungsort in Kürze gefunden werden, können Sie bei einem Vermittlungsservice für Seminarhotels anfragen. Das erspart Ihnen Nerven und Zeit, die Sie für Ihre weitere Organisation besser einsetzen können.

Namensschilder und Schreibmaterial

Auftraggeber bestellen gerne Schilder mit Namen der Seminarteilnehmer und dem Firmennamen. Anhand der Personenliste können Sie solche Schilder in einer Druckerei in Auftrag geben. Ein zweite Möglichkeit wäre ein Faltkarton zur Selbstbeschriftung und ein dicker Filzstift. An jedem Sitzplatz werden auf dem Tisch Schreibblöcke und Stifte bereit gelegt. Jeder kann darauf seine persönlichen Notizen zum Seminarinhalt niederschreiben. In den meisten Fällen wird solches Material vom Veranstalter selbst bereit gestellt. Schreibutensilien mit Firmenlogo haben den Werbeeffekt und sind gleichzeitig kleine Geschenke für die teilnehmenden Personen. Das kommt gut an und fördert das Zugehörigkeitsbewusstsein zu einem Unternehmen.

Catering

Für ein Seminar mit kurzer Dauer und wenigen Teilnehmern, können Sie die Getränke und kleinen Snacks selbst besorgen und anrichten. Befindet sich der Seminarraum in einem Hotel, wird das Catering auf Anfrage vom Hotel übernommen. Bitte im Vorfeld auf entsprechende Punkte beim Vertrag des Vermieters achten.
Seminare, die eine Dauer ab einem Tag haben, können Sie die Mahlzeiten und Getränke über einen speziellen Service für Catering beauftragen. Sie müssen mit dem Seminarleiter absprechen, wann die Pausen stattfinden. Das ist wichtig zu wissen, damit das Catering zu den geforderten Zeitpunkten zuverlässig gewährleistet ist. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf.